民泊では、法律上の手続きだけでなく民泊運営を開始してからも守らなければならない義務が2つあります。
「①宿泊者名簿の記録」と「②2か月に1度の都道府県知事への定期報告」です。
そもそも②定期報告を行うためには、宿泊者名簿を正しく記録・保管する必要があるため今回の記事の内容は合法民泊を運営する上でとても重要な内容になります。
また、新型コロナウィルスの世界的な流行により、より一層宿泊者名簿の記録の重要性が増しています。
きちんとした名簿記録の仕方を知らずに後々問題を起こしてしまう前に、この記事では
- 実際に運営中の民泊物件で使用していた宿泊者名簿のテンプレート
- 宿泊者名簿の作成も定期報告資料の作成も全て自動化する方法
上記2点について解説します。
【英語対応】宿泊者名簿のテンプレート
早速ですが、こちらが実際の民泊物件で使っている宿泊者名簿です。（タップで拡大）
合わせて、東京都福祉保健局が提供している編集可能な宿泊名簿のフォーマット（Wordファイル）も貼付しておきます。
民泊の宿泊者は外国人が多いため、スムーズに情報を記入してもらうには最低限英語での補足が必須です。
また、ゲストに宿泊者名簿を記入してもらうには、事前の連絡や民泊物件に備え付ける「ハウスマニュアル」で説明しておきましょう。
とはいえ、紙の宿泊者名簿を一枚一枚管理して、2か月ごとの定期報告の際にいちいち記録した情報をまとめるのは骨が折れる作業です。
また、あなたの物件に宿泊したゲストが新型コロナウィルスの感染者だと分かった場合、すぐに宿泊者名簿を提供する必要がありますがその紙を失くしてしまっていたらどうでしょう。
このように紙の名簿管理には後で取り返しのつかないデメリットが存在していることも事実です。
そこで、次章では宿泊者名簿と定期報告用のデータを自動的に作成して、手間とリスクを最小限に抑える方法をご紹介します。
タブレットの活用で宿泊者名簿・定期報告用データの作成を自動化
宿泊者名簿や自治体に定期的に報告するための宿泊者データは民泊専用のチェックインタブレットを利用すれば自動的に作成することが出来ます。
該当するサービスとしては「air support touch(エアサポタッチ)」、もしくは「代行サービスで提供しているタブレット」がおすすめです。
エアサポタッチでは、ゲスト（宿泊者）がタブレットの質問に沿って情報を入力していくだけで宿泊者名簿のデータを記録してくれます。
さらに記録されたデータを自動で加工してくれるので、定期報告用のデータをダウンロードしてそのまま報告に使うことが出来ます。
エアサポタッチの詳細や活用方法については下記記事で詳細に解説しているので参考にしてください。
▶家主不在で民泊は出来る！チェックインの自動化が無人運営のポイント！
ただし、代行業者によってはサービスの中にチェックインタブレットのレンタルも含んでいるケースがあり、その場合はエアサポタッチの契約と重複する恐れがあります。
また、家主不在型の民泊を運営する場合、代行業者への運営委託が義務付けられています。
宿泊者名簿の電子化、チェックインタブレットの導入を検討されている方は代行業者にタブレットレンタルの有無を事前確認しておきましょう。
手間と時間を最小限に抑えて民泊で稼ぎたいあなたへ
さて、今回の記事では民泊を運営するうえで記録必須の宿泊者名簿について、
- テンプレートを配布
- 宿泊者名簿をデータで記録し、定期報告データを自動で作成する方法
上記2点を解説してきました。
宿泊者名簿に限らず、民泊を運営するのは簡単なことではありません。
ただしそれはあなたひとりで全ての業務を行おうとした場合の話です。
家主不在型民泊では代行業者への委託が義務付けられていますが、不在型でなくとも部分的に代行業者へ業務委託することであなたの負担を軽減することができます。
民泊にあなたの時間のすべてが奪われてしまわないためにも、代行業者の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
また、ホテロボでは民泊に関する「無料お悩み相談」を受け付けています。
- 宿泊者名簿で記録必須の項目はなに？
- こういうトラブルはどう解決すればいいの？
- どうすれば予約が増える？
など、民泊に関するご相談は平日10時～19時の間にお答えいたします。
「撤退するんじゃなくて今をなんとか持ちこたえたい」
こんな声を多数いただきました。
これを受けて、海外ではなく国内民泊利用者の集客に目を向けた「無料のホスト応援プラン」の提供を開始します。
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